التحصيل والفواتير ومتابعة المستأجرين

مركز التحصيل يعرض المتوقع، المحصل، المتبقي، ونسبة التحصيل. هذه الأرقام تساعدك على معرفة ما إذا كان الشهر يسير حسب الخطة أو يحتاج تدخل.

قسّم المتابعة إلى ثلاث حالات: متأخر، مستحق قريباً، ومدفوع. هذا يمنع خلط المستأجر الذي دفع مع المستأجر الذي يحتاج تذكير.

عند استلام دفعة، اربطها بالعقد أو الفاتورة الصحيحة، أدخل المبلغ والتاريخ، وتأكد من طريقة الدفع. لا تعتمد على صورة تحويل فقط بدون تسجيل في المنصة.

إذا كانت الدفعة جزئية، سجّلها كدفعة جزئية بدلاً من تعديل قيمة العقد. تعديل العقد لتغطية دفعة ناقصة يفسد التقارير لاحقاً.

استخدم قائمة المتأخرات لتحديد الأولوية: المبلغ الأكبر، التأخير الأطول، أو المستأجر المتكرر في التأخير. ثم اختر طريقة التواصل حسب سياسة المكتب.

عند توفر رسائل SMS أو البريد داخل مسار العمل، راجع النص قبل الإرسال، وسجل نتيجة التواصل حتى يعرف الفريق الخطوة التالية.

أي تحصيل إلكتروني أو فاتورة أو إيصال يجب مراجعته حسب إعدادات الدفع والتكاملات المفعلة للمكتب. إذا لم يكن التكامل مفعلاً، اعتبر العملية تشغيلية داخلية وليست دفعاً آلياً مكتمل المسار.

استخدم المقال مع مؤشرات اللوحة: نسبة التحصيل، المتأخرات، العقود القريبة من الانتهاء، المصروفات المفتوحة، أرصدة الملاك، والتنبيهات.

إذا كان القرار يؤثر على مالك أو مستأجر أو دفعة مالية، اطلب من صاحب الصلاحية مراجعة السجل قبل التنفيذ.

حوّل المقال إلى إجراء صغير داخل لوحة المكتب: افتح السجل المرتبط، راجع البيانات، نفذ التحديث المناسب، ثم وثق النتيجة حتى يراها باقي الفريق.

إذا احتجت قراراً مالياً أو نظامياً أو تعديلاً يؤثر على مالك أو مستأجر، اطلب مراجعة صاحب الصلاحية قبل الاعتماد النهائي.

الميزة موثقة كمسار متاح، لكن النتائج قد تختلف حسب صلاحيات المستخدم وإعدادات المكتب وجودة البيانات.

إذا لم تظهر الخطوة المذكورة في لوحة المكتب، اعتبرها غير مفعلة في حسابك حالياً وراجع مدير النظام أو فريق المنتج.